Bedrijf

Als regionaal ziekenhuis werken we slim, met veel inzet en passie samen en vernieuwen we ons continu. Zo blijven we een uniek ziekenhuis met betrokken en gedreven medewerkers en specialisten. Dichtbij medewerkers. Dichtbij patiënten.

Als je deel wordt van ons team zal jouw inventiviteit en expertise het verschil maken.

Zeg ja tegen een gevarieerde job, grijp de kans om jezelf uit te dagen en te groeien, we kijken er naar uit je te ontmoeten.

Functieomschrijving

Regionaal ziekenhuis Heilig Hart Leuven wil zijn directiesecretariaat versterken. Als executive assistant bekleed je een sleutelfunctie om de efficiëntie en productiviteit van de algemeen directeur en hoofdarts te optimaliseren. Met je coördinatietalent, een vlotte communicatie en een positieve attitude kan je het imago en de werking van het ziekenhuis faciliteren.

• Je bent het eerste aanspreekpunt van de algemeen directeur/hoofdarts voor interne en externe contacten. In die rol verwelkom je bezoekers en zorg je voor een warm en professioneel onthaal en ondersteuning.
• Je beheert de complexe agenda’s van de algemeen directeur/hoofdarts. Je stelt prioriteiten en geeft aanbevelingen voor een vlot verloop van de weekactiviteit. Je organiseert vergaderingen en calls, je reserveert zalen en zorgt voor de logistiek. Je behandelt de e-mails en het telefonisch verkeer. Je beheert documenten en de info mailbox en deze van het directiesecretariaat.
• Je houdt een helikopterview op de activiteiten van de algemeen directeur/hoofdarts en het directieteam en anticipeert en plant ruim vooraf activiteiten en projecten in om alle deadlines te halen. Tegelijk houd je rekening met veranderende omstandigheden en spoedsituaties.
• Je fungeert als verbindingsfunctie tussen de algemeen directeur/hoofdarts en het Directiecollege en andere geledingen in het ziekenhuis (Medische Raad, comités, Raad van Bestuur,…). Je coördineert de Raad Van Bestuur, Algemene Vergadering en Directiecollege. Je bezorgt startersinfo aan nieuwe bestuurders, maakt de agenda’s klaar, ontwikkelt en stelt presentaties samen, je noteert meeting minutes en volgt de actiepunten op bij de verschillende verantwoordelijken.
• Je ondersteunt projecten, werkt mee aan de projectplanning, bewaakt deadlines, verzamelt informatie en gegevens, maakt presentaties, projectdocumenten en verslagen, bereidt erkenningsdossiers en publicaties voor. In samenspraak met de communicatie-afdeling ondersteun je events die ziekenhuisbreed georganiseerd worden.
• Je draagt bij aan en werkt mee aan het bestendigen van de contacten binnen het netwerk van de algemeen directeur/hoofdarts.
• Je voert andere ad hoc taken uit volgens de noden van de algemeen directeur/hoofdarts en het directiecollege.

Profiel

• Je hebt een gelijkaardige succesvolle ervaring als executive assistant in C-suite van minstens 10 jaar in een complexe organisatie.
• Integriteit & vertrouwelijkheid zijn de basis van jouw handelen.
• Je straalt geloofwaardigheid en betrouwbaarheid uit om de algemeen directeur/hoofdarts te vertegenwoordigen.
• Je hebt een uitstekend organisatievermogen en biedt een hoog kwaliteitsniveau met oog voor detail.
• Je geeft blijk van een positieve en professionele attitude.
• Je bent een self-starter, werkt autonoom, gefocust en resultaatgericht.
• Je gaat op een behendige manier om met veranderingen, onvoorziene omstandigheden en dringende situaties. Op een efficiënte manier beoordeel je deze en kom je tot een effectieve turnaround.
• Je beheert tijd doeltreffend en houd je aan tijdschema’s, afgesproken instructies en voorziene procedures.
• Je schrijft duidelijk, beknopt en correct en structureert informatie volgens het beoogde publiek.
• Je begrijpt nieuw verkregen informatie snel en beheert de kennis op een zinvolle en efficiënte manier.
• Je werkt aan een wijd en effectief netwerk van contacten binnen en buiten de organisatie en kan goed om met verschillende mensen op alle niveaus binnen de organisatie.
• Je bent tweetalig Nl/Fr, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sociale media en online vergadertools.

Wij bieden

Bij ons kan je rekenen op betrokken collega's in een "dichtbij beter"-werkomgeving. We vinden het belangrijk te blijven groeien en bieden dan ook heel wat opleidings- en ontwikkelingskansen. Verwacht je jaarlijks aan een veelvoud van medewerkersactiviteiten en attenties om de teamspirit extra in de verf te zetten.

We bieden een tewerkstellingspercentage van 100%. De verloning gebeurt volgens de ziekenhuisbarema´s aangevuld met extralegale voordelen waaronder groepsverzekering, gratis hospitalisatieverzekering, hospitalisatieverzekering voor gezinsleden aan een erg voordelig tarief, vergoeding woon-/werkverkeer en parking, eindejaarspremie, vakantiegeld, aansluiting bij Samenaankoop KU Leuven en heerlijke maaltijden aan sterk verminderd tarief.