Je patiëntendossier

Zoals de wet voorschrijft, heb je een zorgvuldig bijgehouden en bewaard patiëntendossier, bestaande uit een medisch en een verpleegkundig luik. Elke zorgverlener die een behandelrelatie met je heeft, noteert in dit dossier zijn bevindingen. Op die manier wordt er een veilige, efficiënte en kwalitatieve zorg  geboden en vergemakkelijkt de communicatie tussen de verschillende zorgverleners.

• Hoe kan ik mijn patiëntendossier inkijken?

  Volgens de patiëntenrechtenwet kan je:

  • Inzage uitoefenen in alles wat er over je wordt genoteerd (verslagen, resultaten van onderzoeken...). Dat kan via de mynexuzhealth-app. In de app kan je trouwens ook online je afspraak maken, brochures raadplegen, online vragenlijsten invullen en maaltijdvoorkeuren doorgeven.
  • Een afschrift vragen van je patiëntengegevens. Dat kan door dit document (afschrift medisch dossier) in te vullen en door te sturen naar onze ombudsdienst.

  Afdrukken
• Ik wens inzage te krijgen in het dossier van een overleden patiënt, kan dat?

  Volgens de patiëntenrechtenwet, kan na overlijden van

  • een minderjarige patiënt, inzage of afschrift van het patiëntendossier aangevraagd worden door de persoon die op het moment van overlijden van de patiënt handelde als vertegenwoordiger van deze laatste en de bloedverwanten tot en met de tweede graad van de patiënt. Vul hiervoor het formulier ‘inzage/afschrift gegevens uit het medisch dossier van een overleden minderjarige’ in, en stuur dit door naar onze ombudsdienst.
  • een meerderjarige patiënt, onrechtstreekse inzage in het patiëntendossier via een beroepsbeoefenaar aangevraagd worden door de echtgeno(o)t(e), de
    partner en bloedverwanten tot en met de tweede graad van de overleden patiënt. Vul hiervoor het formulier ‘inzage medisch dossier overleden patiënt’ in, en stuur dit door naar onze ombudsdienst.

  Afdrukken
• Hoe wordt mijn privacy beschermd?

  We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens, die in je patiëntendossier worden bijgehouden voor de doeleinden van preventieve geneeskunde of medische diagnose, het verstrekken van zorg of behandelingen of het mogelijk maken van begeleiding van jou als patiënt.

  Het registreren van persoonsgegevens in het ziekenhuis gebeurt volgens de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en volgens de Europese regelgeving van de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) - (EU) 2016/679.

  Artsen, verpleegkundigen en paramedici van het ziekenhuis mogen je dossier inkijken, op voorwaarde dat ze direct bij je behandeling betrokken zijn en zolang deze betrokkenheid bij je behandeling duurt.

  Ook administratieve medewerkers, kwaliteitsmedewerkers (bijvoorbeeld in het kader van audits), hebben toegang tot een deel van je dossier voor de administratieve afhandeling ervan, contacten met derden om deze afhandeling voor jou mogelijk te maken vb. ziekenfondsen, verzekeringsinstanties… of om kwaliteitscontroles te doen. Elk van deze administratieve medewerkers is strikt gebonden aan het beroepsgeheim of de discretieplicht.

  Via een strenge toegangscontrole wordt bijgehouden wie wanneer welk deel van je dossier heeft ingekeken, aangevuld en/of bewerkt. Je kan erop rekenen dat je persoonsgegevens verwerkt worden onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het ziekenhuis en de persoon aangesteld om toezicht uit te oefenen op het correct verwerken van je persoonsgegevens.

  Afdrukken
• Welke rechten heb ik met betrekking tot mijn patiëntendossier?

  In het kader van deze verwerking van je gegevens beschik je eveneens over een aantal rechten:

  1. Recht op inzage
     1.  Je hebt te allen tijde recht om je persoonsgegevens kosteloos in te kijken en onjuiste of onvolledige gegevens kosteloos te laten verbeteren.
     2. Je kan steeds vragen om tijdelijk je gegevens niet te verwerken totdat de juistheid van je gegevens is gecontroleerd.
     3. De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens moet gratis een kopie verstrekken van de verwerkte gegevens en dit binnen een maand na aanvraag hiertoe.
  2. Recht op verwijdering
     1. Je hebt het recht om je gegevens te laten verwijderen uit bepaalde bestanden (behalve uit je patiëntendossier). Je hebt dit recht indien je van oordeel bent dat de verwerking van jouw gegevens je schade berokkent.
     2. Je gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de specifieke doeleinden hierboven beschreven. Het ziekenhuis is verplicht je medisch dossier gedurende 30 jaar te bewaren en je verpleegdossier gedurende 20 jaar. Gegevens die zouden worden genoteerd door de ombudsdienst worden na een jaar vernietigd. 
  3. Recht op correctie
     1. Je kan je persoonsgegevens laten corrigeren wanneer deze onjuist of onvolledig zijn. Deze correctie dient binnen de maand na je vraag hiertoe, te gebeuren. Deze correctie dient ook te worden bezorgd aan derden die van je gegevens op de hoogte waren en je hebt het recht om geïnformeerd te worden over deze derden.
  4. Recht op verzet
     1. Je kan je verzetten tegen het gebruik van je gegevens voor bepaalde doeleinden vb. voor een klinische studie.
  5. Je hebt verder ook het recht om te vragen dat wij een kopie van je persoonsgegevens overmaken aan jezelf en/of aan een andere instelling of persoon van jouw keuze in een formaat dat toelaat om deze persoonsgegevens gemakkelijk over te dragen.
      
  6. Rekening houdend met de patiëntenrechtenwet heb je bijkomend het recht om:
     1. Je patiëntendossier in te kijken. Dat kan via de mynexuzhealth-app. 
     2. Een afschrift te vragen van je patiëntendossier. Dat kan je bij de ombudsdienst na het invullen van dit document. 
     3. Na te vragen wie er toegang heeft genomen tot jouw patiëntengegevens en om welke reden. Dat kan eveneens via de ombudsdienst. 

  Afdrukken
• Waar kan ik terecht met vragen over mijn rechten of als ik een vraag heb over het schenden van mijn rechten?
  • Bij de ombudsdienst in ons ziekenhuis:
    • Ma - do: 9.00 - 16.00 uur
    • T. 016 20 92 08
    • E. ombudsdienst@hhleuven.be
    • Naamsestraat 105, 3000 Leuven
  • Bij onze functionaris voor gegevensbescherming: 
    • Ma - vrij: 9.00 - 16.00 uur
    • T. 016 20 91 12
    • E. privacy@hhleuven.be
    • Naamsestraat 105, 3000 Leuven
  • Bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

  Afdrukken
• Wat als ik niet akkoord ga dat het ziekenhuis mijn persoonsgegevens verwerkt?

  Je kan weigeren dat we je persoonsgegevens verwerken, zonder dat je hier een reden voor moet opgeven. Je kan eveneens te allen tijde van mening veranderen. In beide gevallen kan je dit kenbaar maken door een boodschap over te maken aan Johan Konings via privacy@hhleuven.be

  Afdrukken
• Privacyreglement patiënten

  Privacyreglement Patiënten

  Artikel 1. Doelstelling

  Het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar patiënten. Via dit Privacyreglement wenst het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven haar patiënten dan ook zo volledig mogelijk te informeren over de wijze waarop binnen de zorgvoorziening wordt omgegaan met de persoonsgegevens die zij over hen verzamelt en verwerkt. In dit Privacyreglement wordt onder meer verduidelijkt op welke wijze de persoonsgegevens van patiënten binnen de zorgvoorziening worden verwerkt en hoe de patiënt controle kan uitoefenen op deze verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

  Het privacyreglement werd goedgekeurd op het directiecollege van 3 februari 2026.

  Dit reglement werd opgesteld in uitvoering van:

  • de Gecoördineerde wet van 10 juli 2008 op de ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen (hierna: de “Ziekenhuiswet”) en Bijlage A. III. artikel 9quater van het Koninklijk Besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd.
  • Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna: de “GDPR”), en zijn uitvoeringswetten en -besluiten.
  • de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018.

  Artikel 2. Definities

  Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

  • Persoonsgegevens: iedere vorm van informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een patiënt. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer (bv. het Rijksregisternummer), locatiegegevens, een online identificator (bv. een IP-adres) of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
  • Persoonsgegevens over de gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;
  • Anonieme gegevens: alle gegevens die niet (meer) met een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon in verband kunnen worden gebracht en die dus geen persoonsgegevens (meer) zijn;
  • Gepseudonimiseerde persoonsgegevens: persoonsgegevens die op zodanige wijze verwerkt worden dat ze niet meer aan een specifieke natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld. Het gaat dus niet om anonieme gegevens, aangezien de natuurlijke persoon na pseudonimisering nog wel identificeerbaar is;
  • Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, samengesteld en bewaard op een logische gestructureerde wijze die een systematische raadpleging toelaat, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze;
  • Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, combineren, alsook het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens;
  • Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt;
  • Bewerker: de persoon die onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd is om de gegevens te verwerken;
  • Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder onder het rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke te staan;
  • Ontvanger: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan aan wie/waaraan persoonsgegevens worden verstrekt;
  • Patiënt: de natuurlijke persoon, opgenomen of behandeld in het ziekenhuis;
  • Toestemming van de patiënt: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, waarmee de patiënt of zijn wettelijke vertegenwoordiger door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling aanvaardt dat persoonsgegevens betreffende die patiënt worden verwerkt.

  Artikel 3. Toepassingsgebied

  Dit reglement is van toepassing op de in de artikelen 4, 5 en 6 van dit reglement omschreven verwerkingen van persoonsgegevens van patiënten binnen het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven (3000 Leuven, Naamsestraat 105) samengesteld of uitgevoerd door haar werknemers en/of zelfstandige beroepsbeoefenaars.

  Artikel 4. Categorieën van personen van wie gegevens verwerkt worden

  Het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens geldt, overeenkomstig de artikelen 20 en 25 Ziekenhuiswet, voor alle patiënten van het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven.

  Persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, worden – door de zelfstandige beroepsbeoefenaars en/of de werknemers van het ziekenhuis – ingezameld bij de patiënt zelf, tenzij een andere inzamelingswijze zich opdringt in functie van de doeleinden van de verwerking of tenzij de patiënt zelf niet in staat is om de gegevens te bezorgen.

  Artikel 5. De aard van de verwerkte gegevens en de manier waarop ze worden verkregen

  De binnen het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven (3000 Leuven, Naamsestraat 105 verwerkte persoonsgegevens van patiënten zijn de volgende:

  • identificatiegegevens, waaronder het rijksregisternummer
  • financiële en administratieve gegevens met betrekking tot opname en facturatie, waaronder het lidmaatschap van het ziekenfonds
  • medische, paramedische en verpleegkundige gegevens, met inbegrip van beeldmateriaal
  • sociale gegevens
  • gezondheidsgegevens het kader van de zorg
  • andere gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet (gerechtelijke gegevens).

  Artikel 6. Verwerkingsdoeleinden en wettelijk kader

  §1. De verwerking van de persoonsgegevens van patiënten is op grond van de artikelen 6 en 9 van de GDPR onder meer mogelijk in het kader van:

  • de verstrekking van gezondheidszorgdiensten zoals bedoeld in de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt;
  • de bepalingen van de Ziekenhuiswet (met name de artikelen 20 en 25);
  • de wet op de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, gecoördineerd op 14 juli 1994;
  • rechtsvorderingen; of
  • een uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van de patiënt, voor zover de toestemming voor de verwerking van patiëntgegevens overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van de GDPR vereist is.

  Binnen de grenzen van dit wettelijk kader hebben de verwerkingen van persoonsgegevens van patiënten binnen het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven met name één of meer van de volgende doeleinden voor ogen:

  • patiëntenzorg: het verrichten van preventieve geneeskunde of het stellen van een medische diagnose, het verstrekken van (medische, paramedische, verpleegkundige en sociale) zorg of behandelingen aan de betrokkene of een verwant of het beheer van de gezondheidsdiensten, in het belang van de betrokkene;
  • patiëntenidentificatie & administratie: het identificeren en opvolgen van patiënten, het opvolgen van verblijf en behandeling van patiënten met het oog op facturatie;
  • patiëntenregistratie: het registreren van medische gegevens en verblijfsgegevens van patiënten voor interne door de overheid opgelegde doeleinden, evenals voor onderzoeks- en beleidsdoeleinden;
  • geneesmiddelenbeheer: verwerkingen met betrekking tot het voorschrijven en afleveren van geneesmiddelen;
  • klachtenbehandeling: het registeren van persoonsgegevens van patiënten en/of hun vertrouwenspersonen teneinde te kunnen bemiddelen bij de aangebrachte klachten. Het registeren van klachten;
  • zorgkwaliteit: verzameling en verwerking van alle gegevens met betrekking tot medische en paramedische diagnostische en therapeutische praktijken toegediend aan de patiënten met als doel de zorgkwaliteit te verbeteren;
  • wetenschappelijke registratie: de registratie van (medische) persoonsgegevens die een epidemiologisch, wetenschappelijk en/of beheersmatig karakter hebben met het oog op doelstellingen over research, onderwijs of objectieven, opgelegd door de federale of regionale overheden;
  • orgaandonatie: het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 houdende de lokale donorcoördinatie.

  Het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven kan nieuwe technologie gebruiken om deze doeleinden te realiseren waaronder toepassingen die elementen van artificiële intelligentie (AI) bevatten. Deze tools worden ingezet om onze medewerkers te helpen bij het uitvoeren van hun taken en ter optimalisatie van de zorg die het ziekenhuis aan de patiënten biedt. We gebruiken technologie steeds conform de geldende regelgeving en de bestaande goede praktijken en voorzien controle op de werking ervan.

  §2. In geen geval zullen andere persoonsgegevens in deze verwerkingen worden opgenomen dan deze die noodzakelijk zijn voor de doeleinden weergegeven in §1 én zullen deze persoonsgegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

  Artikel 7. De verwerkingsverantwoordelijke en de personen die namens de verantwoordelijke kunnen optreden

  §1. Het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven, 3000 Leuven, Naamsestraat 105 met ondernemingsnummer 0412.939.886 is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van patiënten.

  De personen die namens de verwerkingsverantwoordelijke optreden, zijn de voorzitter van het bestuursorgaan en de algemeen directeur van het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven.

  Artikel 8. Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens

  §1. De persoonsgegevens over de gezondheid zullen overeenkomstig artikel 9, lid 3 GDPR uitsluitend onder toezicht en de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg worden verwerkt.

  De centrale verantwoordelijkheid voor en het toezicht op de patiëntenbestanden met persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, berust bij de hoofdarts hierin bijgestaan door de financieel-administratief directeur voor de niet medische en niet verpleegkundige persoonsgegevens uit de patiëntenbestanden en door de verpleegkundig directeur voor de verpleegkundige en paramedische gegevens.

  §2. Binnen het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven werd een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die tevens de functie van informatieveiligheidsconsulent uitoefent.

  Artikel 9. De bewerkers van de patiëntenbestanden en hun bevoegdheid

  § 1. De interne raadpleging en verwerking van de persoonsgegevens van de patiënten geschiedt door de personen en binnen de perken zoals omschreven in deze paragraaf.

  1. De persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, worden verzameld en verwerkt onder leiding van de hoofdarts, zoals vermeld in artikel 8, §1 van dit Privacyreglement;
  2. De (zelfstandige) artsen verbonden aan het ziekenhuis krijgen een gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van de patiënten in de medische diensten of afdelingen waarin zij werkzaam zijn;
  3. De personeelsleden en zelfstandige beroepsbeoefenaars verbonden aan de verschillende verpleegkundige en paramedische diensten van het ziekenhuis stellen de verwerkingsmodules op van de patiëntenbestanden waarvoor ze respectievelijk de verantwoordelijkheid dragen;
  4. De personeelsleden verbonden aan de keuken (incl. dieetkeuken) staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, met het oog op een geïndividualiseerde maaltijddistributie;
  5. De personeelsleden van de verschillende medische secretariaten staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, met het oog op de afhandeling van de medische administratie;
  6. De personeelsleden van de dienst opname, administratie en facturatie staan in voor het uitvoeren, bewaren, opzoeken en technisch verwerken van persoonsgegevens van patiënten met het oog op facturatie;
  7. De personeelsleden van ondersteunende diensten, zoals de dienst informatica staan in voor de technische verwerking van de persoonsgegevens tot geanonimiseerde gegevens, zowel met het oog op de door de overheid opgelegde doeleinden als met het oog op interne onderzoeks- en beleidsdoeleinden of voor de verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de administratieve ondersteuning van deze doeleinden;
  8. De personeelsleden verbonden aan patiëntbegeleidende diensten staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden met het oog op de opvolging binnen respectievelijk de sociale, psychologische, palliatieve of pastorale dienst;
  9. De personeelsleden van de ombudsdienst staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, in het kader van de ombudsfunctie;
  10. De personeelsleden verbonden aan de apotheek staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, met het oog op de geneesmiddelendistributie;
  11. De informatieveiligheidsconsulent en de functionaris voor gegevensbescherming verwerken persoonsgegevens in de patiëntenbestanden voor zover dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun respectievelijke opdracht;
  12. De vrijwilligers staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, beperkt tot het uitoefenen van hun taak.

  De onderscheiden bewerkers hebben enkel toegang tot die persoonsgegevens welke zij absoluut nodig hebben voor de uitvoering van hun taken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Bij een elektronisch bestand kan een lijst getrokken worden van wie zich toegang heeft verschaft tot het programma en de erin opgenomen informatie.

  § 2. Alle werknemers en medewerkers van het ziekenhuis die voor de uitvoering van hun taken toegang nodig hebben tot persoonsgegevens van patiënten hebben zich ertoe verbonden om bij het verwerken en het raadplegen van de patiëntenbestanden de bepalingen van dit Privacyreglement en van de GDPR te eerbiedigen, evenals alle andere beginselen inzake privacybescherming te respecteren. Zij houden zich ook aan hun beroepsgeheim of aan een gelijkwaardige statutaire of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.

  Artikel 10. Doorgifte van patiëntgegevens

  §1. Binnen de grenzen van de artikelen 6 en 9 GDPR en voor zover dit noodzakelijk is voor de in artikel 6 van dit Privacyreglement vermelde doeleinden zijn de volgende categorieën van ontvangers gerechtigd om vanwege het regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven persoonsgegevens van patiënten te verkrijgen:

  • verzekeringsinstellingen voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de patiënt;
  • Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeitsverzekering voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de patiënt, alsook de mutualiteit van de patiënt;
  • betrokken patiënten of hun vertegenwoordigers binnen de grenzen van wat is bepaald binnen de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt;
  • overheidsinstanties die door een overheidsbeslissing daartoe gemachtigd zijn;
  • externe behandelende zorgverstrekkers van de patiënt in het kader van de patiëntenzorg bedoeld in artikel 6 van dit Privacyreglement;
  • andere instanties, voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de patiënt;
  • de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van het ziekenhuis of van de beroepsbeoefenaar aangesteld door het ziekenhuis, zonder toestemming van de patiënt, voor zover deze mededeling noodzakelijk is voor de verdediging van een recht in rechte of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • externe verwerkers, waarop het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven een beroep doet voor de verwerking van persoonsgegevens.

  §2. Indien een doorgifte zoals bedoeld in §1 van dit artikel betekent dat de persoonsgegevens van de patiënt worden overgemaakt aan een land buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, dan zal de patiënt bijkomende informatie ontvangen over de gevolgen van deze doorgifte voor de veiligheid van zijn persoonsgegevens.

  §3. Buiten de gevallen uiteengezet in §1 van dit artikel kunnen enkel anonieme gegevens worden uitgewisseld met andere personen en instanties.

  Artikel 11. De organisatie van het circuit van de te verwerken persoonsgegevens over de gezondheid

  De organisatie van het circuit van de te verwerken persoonsgegevens over de gezondheid verloopt als volgt:

  • invoeren en verwerken van gegevens op de wijze en door de personen, zoals omschreven in artikel 7 van dit Privacyreglement;
  • overmaken van bescheiden en facturen aan verzekeringsinstellingen, patiënten en externe tarificatiediensten;
  • overmaken van medische gegevens aan externe behandelende zorgverstrekkers in het kader van de patiëntenzorg zoals bedoeld in artikel 6 van dit Privacyreglement;
  • het geanonimiseerd overmaken van de in artikel 92 Ziekenhuiswet bedoelde gegevens aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid of aan de Vlaamse Gemeenschap.

  Artikel 12. Procedure volgens dewelke gegevens geanonimiseerd worden

  Deze anonimisering houdt in dat de persoonsgegevens redelijkerwijze niet meer herleidbaar zijn tot een individuele patiënt.

  Persoonsgegevens mogen/kunnen slechts geanonimiseerd worden voor zover vaststaat dat het behoud van deze persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor de beoogde verwerking. Dit is onder meer het geval bij de volgende verwerkingen:

  • de doorgifte van medische gegevens overeenkomstig artikel 92 Ziekenhuiswet aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid of aan de Vlaamse Gemeenschap.

  Artikel 13. Beveiligingsprocedures

  Alle nodige voorzieningen worden getroffen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens. Tevens worden de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de patiëntenbestanden tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of vertrekking daarvan, zoals onder meer pseudonimisering en procedures voor het testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de beveiligingsmaatregelen. Geïnformatiseerde programma’s beschikken over een toegangscontrole (a priori) en kunnen ook een lijst bijhouden van toegangsloggings (a posteriori).

  Artikel 14. Bewaartermijnen

  §1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften geldt, te rekenen vanaf het laatste ontslag of de laatste behandeling van de patiënt, voor de persoonsgegevens die identificatie toelaten, een bewaartermijn van minstens:

  • 30 jaar voor medische gegevens vanaf laatste contact met de patiënt;
  • 20 jaar voor verpleegkundige gegevens vanaf laatste contact met de patiënt;
  • 7 jaar voor facturatiegegevens uit de patiëntenbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp, van de individuele factuur en van de verzamelfactuur
  • 1 jaar voor de afgehandelde dossiers van de ombudsdienst

  §2. Indien de bewaartermijn verstreken is, worden de betreffende persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar. Voor de medische en verpleegkundige gegevens kan dit enkel gebeuren mits akkoord van de behandelende ziekenhuisarts(en) of, bij ontstentenis, door de hoofdarts.

  §3. Vernietiging kan evenwel achterwege blijven wanneer:

  • hetzij de bewaring is vereist op grond van een wettelijk voorschrift;
  • hetzij de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de levensverwachting van de patiënt, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van zijn rechtverkrijgenden;
  • hetzij over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de patiënt en de behandelend ziekenhuisarts of bij ontstentenis, de hoofdarts.

  §4. Indien de betreffende gegevens zodanig verwerkt zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijze onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

  Artikel 15. Onderlinge verbanden, verbindingen en raadplegingen

  De volgende onderdelen van de patiëntenbestanden zijn deels elektronisch, deels manueel:

  • Administratieve gegevens
    • Patiënten identificatiegegevens: naam, geslacht, geboortedatum, uniek patiëntennummer, rijksregisternummer, adresgegevens, familiale gegevens, contactadressen;
    • Mutualiteitsgegevens en andere verzekeringsorganismen
    • Administratieve opname en verblijfgegevens: opname en ontslagdata, behandelende artsen, klinieklocaties (dienst-kamer-bed)(dienst-kamer-bed)
    • Sociaal dossier
    • Maaltijddistributie
    • Diverse ondertekende verantwoordingsstukken (opnameverklaring, kamerkeuzeformulier, algemene voorwaarden…)
  • Medische en verpleegkundige gegevens
    • Kritische gegevens (bloedgroep, allergieën)
    • Fysische parameters (gewicht, lengte, …)
    • Reden van opname, diagnoses
    • Ingrepen en bevallingen
    • Verpleegkundige aandachtspunten en observaties
    • Aanvragen en resultaten (labo, RX, EKG,…)
    • Medische verslagen
    • Medicatie
    • Verpleegkundige verzorging inclusief het zorgenplan
    • Minimale verpleegkundige, klinische, psychiatrische gegevens (MVG, MKG, MPG)
    • Beeldmateriaal
    • Voortgangsnota’s van diverse zorgverstrekkers
  • Facturatie en financiële gegevens
    • Geleverde prestaties en producten
    • Verblijfgegevens, verpleegdagen, forfaits
    • Betalingstoestand van de patiënt en verzekeringsorganisatie
    • Debiteurengegevens

  De onderlinge verbanden, verbindingen en raadplegingen van deze geautomatiseerde onderdelen zijn vastgelegd op patiëntniveau door middel van een uniek patiëntennummer en contactnummer.

  Artikel 16. Rechten en mogelijkheden van verweer van de patiënt in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

  §1. Uiterlijk op het moment van de verzameling van persoonsgegevens die op de patiënt betrekking hebben, wordt de patiënt overeenkomstig de bepalingen van de GDPR geïnformeerd over de verwerking van deze gegevens en de rechtsgrond voor deze gegevensverwerking via deze privacyverklaring, raadpleegbaar op de website. Verder ligt een exemplaar van dit Privacyreglement aan het onthaal ter inzage. Hiervan kan desgewenst een afschrift verkregen worden.

  §2. De patiënt die hierom verzoekt, heeft het recht om vanwege de verwerkingsverantwoordelijke kosteloos kennis te krijgen en kosteloos een kopie te krijgen van:

  • het al dan niet bestaan van verwerkingen van op hem betrekking hebbende persoonsgegevens;
  • de gegevens zelf die worden verwerkt en alle beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht op inzage worden uitgesloten;
  • de doeleinden van deze verwerkingen;
  • de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de bewaartijd van deze gegevens;
  • de categorieën ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt;
  • de rechten van de patiënt met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens;
  • de bron van deze persoonsgegevens, indien ze niet bij de patiënt zelf werden ingezameld;
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming op basis van deze persoonsgegevens, alsook de onderliggende logica en de gevolgen van die besluitvorming.

  §3. De patiënt die hierom verzoekt, heeft bovendien het recht om door de verwerkingsverantwoordelijke kosteloos alle onjuist of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarbij kan de patiënt tevens vragen dat zijn persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) totdat de juistheid van zijn persoonsgegevens werd gecontroleerd. Slechts indien de verwerkingsverantwoordelijke vaststelt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, moeten zij worden verbeterd of aangevuld.

  §4. De patiënt heeft voorts het recht om te vragen dat de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van zijn persoonsgegevens overmaakt aan die patiënt en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon naar keuze van de patiënt, en dit in een formaat dat toelaat om deze persoonsgegevens gemakkelijk over te dragen. Dit recht geldt evenwel enkel voor persoonsgegevens verstrekt door de patiënt die via geautomatiseerde procedés verwerkt worden louter op grond van een uitdrukkelijke toestemming van de patiënt én voor zover de overdracht de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

  §5. Indien de patiënt meent dat zijn persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan hij verzoeken dat zijn persoonsgegevens definitief gewist worden. In plaats van wissing kan de patiënt als alternatief ook vragen dat zijn persoonsgegevens wel opgeslagen blijven, maar niet verder worden verwerkt (behalve in bepaalde wettelijk omschreven gevallen).

  De verwerkingsverantwoordelijke is echter niet verplicht om de persoonsgegevens te wissen indien ze nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden overeenkomstig de GDPR.

  §6. Tenzij de verwerking nodig is voor dwingende gerechtvaardigde redenen, kan de patiënt de verwerking van zijn persoonsgegevens die louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of op de uitoefening van een taak van algemeen belang of van openbaar gezag, doen staken door een bezwaar hiertegen in te dienen. In afwachting van het antwoord van de verwerkingsverantwoordelijke kan de patiënt verzoeken om die persoonsgegevens alvast tijdelijk niet verder te verwerken (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen).

  Eventuele verwerkingen met het oog op direct marketing-doeleinden kan de patiënt in elk geval doen staken door een bezwaar in te dienen.

  §7. Buiten de gevallen bedoeld in de paragrafen 3, 5 en 6 van dit artikel kan de patiënt eveneens verzoeken dat zijn persoonsgegevens nog wel worden bewaard, maar niet verder worden verwerkt (behoudens in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) indien de verwerkingsverantwoordelijke ze niet meer nodig heeft, maar de patiënt ze nog wel nodig heeft in het kader van een rechtsvordering.

  De wettelijk bepaalde gevallen waarin de verwerking alsnog kan plaatsvinden, ondanks het verzoek van de patiënt om zijn persoonsgegevens voorlopig niet verder te verwerken, zoals bedoeld in de paragrafen 3, 5, 6 en 7 van dit artikel, zijn de volgende:

  • indien de patiënt zijn specifieke toestemming geeft;
  • indien de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens nodig heeft in het kader van een rechtsvordering;
  • ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of
  • om gewichtige redenen van algemeen belang.

  §8. De patiënt die hierom verzoekt, heeft bovendien steeds de mogelijkheid om zich te verzetten tegen geautomatiseerde verwerkingen van zijn persoonsgegevens met het oog op een individuele besluitvorming die voor de patiënt rechtsgevolgen of gevolgen met een soortgelijke impact meebrengen.

  §9. De verwerkingsverantwoordelijke is niet verplicht om op dit verzoek in te gaan indien hij zich kan beroepen op een wettelijke bepaling of een uitdrukkelijke toestemming van de patiënt.

  §10.Voor de uitoefening van zijn rechten bedoeld in de paragrafen 2 tot en met 8 van dit artikel kan de patiënt een verzoek indienen bij privacy@hhleuven.be

  Na indiening van het verzoek van de patiënt zal de patiënt een ontvangstbevestiging ontvangen en zal de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden na de indiening van het verzoek. In dat geval zal de verwerkingsverantwoordelijke dit meedelen aan de patiënt.

  Indien het verzoek van de patiënt onduidelijk is of indien er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de nodige bijkomende informatie opvragen. Indien de verzoeker weigert om de nodige informatie te verstrekken, kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren.

  De verzoekprocedure is kosteloos voor de patiënt. Indien het verzoek van de patiënt echter kennelijk ongegrond is of indien de patiënt buitensporig gebruik maakt van zijn rechten, met name indien hetzelfde verzoek overmatig repetitief wordt ingediend, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren ofwel een redelijke vergoeding aanrekenen naargelang de administratieve kosten die gepaard gaan met deze verzoeken.

  §11. Indien de patiënt van mening is dat de bepalingen van dit Privacyreglement of van de GDPR niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de patiënt zich rechtstreeks wenden tot:

  • de in artikel 8, §2 en 3 van het Privacyreglement vermelde personen;
  • de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00); en/of

  • de bevoegde rechter.

  De patiënt kan met vragen en bezorgdheden over de bescherming van zijn gegevens steeds terecht bij de Ombudsdienst van het ziekenhuis.

  Artikel 17. Inwerkingtreding en wijzigingen

  Dit Privacyreglement treedt in werking op 4 februari 2026. Het Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven behoudt zich het recht voor om zijn Privacyreglement te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden aangebracht door het directiecollege.

  Afdrukken